Wystawiłeś fakturę z błędem? Pospieszyłeś się z wystawieniem faktury? Transakcja nie doszła do skutku a faktura VAT została wystawiona? Wszystkie te przypadki objęte są zakresem znaczeniowym faktury VAT wystawionej nieprawidłowo. W tym tekście dowiesz się, co w takiej sytuacji robić.
I. Anulowanie faktury VAT.
Kwestia anulowania faktur VAT nie została uregulowana w obowiązujących przepisach podatkowych. Niemniej jednak, w praktyce wykształcił się sposób anulowania faktur, który jest powszechnie popierany przez organy podatkowe, a także znajduje odzwierciedlenie w orzecznictwie sądów administracyjnych. Możliwość anulowania faktur, mimo że nie jest dopuszczona wyraźnie przez ustawę o podatku od towarów i usług, należy zaaprobować jako praktyczną i realną drogę „wycofania się” podatnika z błędnego wystawienia dokumentu rozliczeniowego (wyrok NSA z dnia 23 sierpnia 2012, I FSK 1688/2011).
Jednym z podstawowych obowiązków podatników VAT jest wystawienie faktur dokumentujących sprzedaż towaru lub wykonanie usługi. Często płatnicy wystawiają faktury omyłkowo. W tym przypadku, co do zasady poprawienie błędów w fakturze następuje poprzez wystawienie stosownej faktury bądź noty korygującej. W określonych przypadkach możliwe jednak będzie anulowanie określonej faktury VAT. Anulowanie faktury jest możliwe tylko po spełnieniu łącznie następujących warunków:
- sporządzona faktura nie została wprowadzona przez podatnika do obrotu prawnego
- podatnik posiada w swojej dokumentacji oryginał oraz kopie faktury
- transakcja nie doszła do skutku (faktura dokumentuje czynność niedokonaną)
W pierwszej kolejności podkreślić należy, iż anulowanie faktur VAT powinno dotyczyć wyłącznie tych dokumentów rozliczeniowych, które nie zostały wprowadzone przez podatnika do obrotu prawnego. Pojęcie „wprowadzenie do obrotu prawnego” również, nie zostało sprecyzowane przepisami prawa. Co więcej, w tej kwestii stanowiska organów podatkowych i sądów administracyjnych nie są jednolite. Rozbieżności dotyczą sytuacji, gdy faktura została wysłana do kontrahenta (doręczona kontrahentowi), który następnie ją zwrócił, nie ujmując jej w ewidencjach zakupu.
Izba Skarbowa w Warszawie w interpretacji z 25 listopada 2010 (IPPP1-443-1044/10-2/IGo) uznała, że „gdy faktury nie zostały wysłane, gdy zostały wysłane, ale nieodebrane oraz gdy zostały wysłane, odebrane, a następnie odesłane przez kontrahentów, nie doszło do zrealizowania transakcji”. Podobnie uznała Izba Skarbowa w Warszawie w interpretacji z 5 sierpnia 2009 (IPPP1/443-509/09-2/ AP) stwierdzając że „możliwe jest, w drodze wyjątku, anulowanie niesłusznie wystawionej faktury, pod warunkiem jednakże, iż nie doszło do faktycznego wykonania usług będących przedmiotem zawartej umowy, oraz że przedmiotowa faktura nie została wprowadzona do obrotu prawnego – dokonano zwrotu faktury oraz nie uwzględniono jej w ewidencjach kontrahenta”.
Inaczej przedstawia się stanowisko sądów administracyjnych, zgodnie z którym wprowadzenie dokumentu do obrotu następuje już przez samą czynność odebrania faktury przez kontrahenta, niezależnie od tego czy faktura została następnie zaakceptowana czy też zwrócona sprzedającemu (wyrok NSA z dnia 12 października 2010, I FSK 1483/09 ).
II. Faktura korygująca.
Korekta faktury powinna być dokonana niezwłocznie po wykryciu pomyłki, nie później jednak niż przed upływem pięciu lat, licząc od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku. Wskazać również należy, iż tegoroczna nowelizacja ustawy o podatku od towarów i usług, która weszła w życie 1 stycznia 2014r. zwalnia z obowiązku posiadania potwierdzenia odbioru faktury korygującej (art.29a ust. 15 pkt 4 ustawy). Skorzystanie z tej regulacji będzie możliwe, gdy:
- podatnik nie uzyskał potwierdzenia odbioru faktury;
- podatnik udokumentuje próbę doręczenia faktury korygującej (np. dowód nadania listu na poczcie);
- z posiadanej przez podatnika dokumentacji wynika, że nabywca towaru lub usługobiorca wie, że transakcja została zrealizowana zgodnie z warunkami określonymi w fakturze korygującej (np. korespondencja emailowa z kontrahentem).
III. Odesłanie i/lub niezaksięgowanie faktury VAT.
W sytuacji odesłania czy też niezaksięgowania przez kontrahenta wystawionej faktury należy zauważyć, iż odesłanie, jak również niezaksięgowanie, faktury nie zwalnia sprzedawcy z obowiązku rozliczenia wynikającego z niej VAT. W takim przypadku zwróconą fakturę, dokumentującą czynność dokonaną należy uwzględnić w deklaracji VAT oraz w ewidencji VAT. Co za tym idzie, fakt, iż kontrahent odesłał czy nawet nie zaksięgował otrzymanej faktury nie rodzi żadnych skutków i ograniczeń w stosunku do sprzedającego. Podobnie będzie przy wystawieniu faktury korygującej. W sytuacji, gdy transakcja została wykonana, a faktura korygująca skutecznie dostarczona zasadne będzie przyjęcie, iż kupujący posiada wiedzę na temat warunków dokonanej transakcji. Co za tym idzie, odesłanie przez kontrahenta faktury korygującej, nie wpływa na skuteczność wykonanej transakcji i nie pozbawia sprzedającego możliwości dochodzenia zapłaty należnej kwoty na drodze postępowania sądowego.
IV. Wnioski.
Jak zwykle w tego typu przypadkach możliwość anulowania faktury czy też wystawienia faktury korygującej zależy od okoliczności faktycznych danego przypadku. Na gruncie prawa podatkowego obowiązki podatkowe stron transakcji są niezależne od okoliczności faktycznych związanych z wystawieniem, doręczeniem, korektą czy też odesłaniem i/lub niezaksięgowaniem faktury VAT. Na gruncie zaś prawa cywilnego okoliczności skutecznego doręczenia faktury VAT, jej prawidłowego wystawienia mają przede wszystkim wpływ na zasadnicze kwestie procesowe oraz możliwość naliczania odsetek za opóźnienie w zapłacie.
Kwestią wspólną podatkowej i cywilistycznej sfery zainteresowań pozostaje zaś okoliczność dokonania transakcji i środki dowodzące tej okoliczności.
Jeżeli nadal masz wątpliwości lub chciałbyś uzyskać bardziej szczegółowe informacje w powyższym temacie albo masz „trudnego” kontrahenta i/lub prowadzić działalność obarczoną wysokim ryzykiem gospodarczym, proszę skontaktuj się z nami. Chętnie pomożemy odpowiednio zabezpieczyć każdą umowę, zweryfikujemy poprawność wystawienia faktur VAT i innych dokumentów transakcji, jak również pomożemy w uzyskaniu zaspokojenia roszczeń dotyczących zrealizowanej transakcji.